alphaOffice für Non-Profit-Organisationen

Fundraiser und Buchhaltung benötigen spezielle Software, um ihre Ziele erreichen zu können.
alphaOffice pro unterstützt Sie bei der Spendergewinnung und verringert für Ihre Mitarbeiter Routine-Aufgaben.
Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten der Adress- und Spendendaten bieten die Grundlage für Planung und Controlling.

Spender, Mitglieder, Interessenten und Kontakte

•    Erfassen der Mitglieder-, Spender- und Interessentenadressen mit sämtlichen Detailinformationen, z.B. Familienmitgliedschaften und Verbindungen
•    Qualifizierung der Adressdaten (Importmöglichkeit von Zukaufadressen, Adressenanreicherung, -Abgleich, Dublettenprüfung)
•    Selektion einer Zielgruppe mit Kombinationen und Ausschlüssen
•    Zielgenaue Information unterschiedlicher Spendergruppen, schriftlich oder mittels personalisierter Serien-E-Mail mit beliebigen Anhängen
•    Archivierung und Historisierung Ihrer Kontakte, Wiedervorlagefunktionen
•    Vielfältige Ex- und Importmöglichkeiten der Daten für externe Dienstleister in gängigen Formaten
•    Optional: Anbindung an Ihre Website, z.B. Online-Spenden

Spenden, Spendenaktionen und Spendenprojekte

•    Vollständiges Buchungskonto mit detailgenauer Auflistung aller Buchungen für jede Adresse
•    Einzüge der Förderspenden/Patenschaften mittels SEPA-/DTAUS-Schnittstelle, Verwaltung der neuen SEPA-Mandate (Basis und B2B)
•    Test: automatisierte Zuordnung der Spenden zum Projekt mittels Media-/Aktionskennzeichen (mit Unteraktionen) beim Import der elektronischen Kontoauszüge (DFÜ, DTAUS, SWIFT, CSV)
•    Umfangreiche Unterstützung des Schriftverkehrs (Einzel-, Jahreszuwendungsbestätigung, Dankschreiben Standard oder individuell nach Projektzugehörigkeit, Zweitschriften, Finanzamtkonform)
•    Komplette Projekthistorie mit Übersicht über die Ausgaben/Spendeneinnahmen
•    Optimierung von Spendenmailings mithilfe effizienter Planungs- und Durchführungshilfen
•    Geografische/demografische/statistische Auswertungen der Spenderdaten als Controlling- und Planungsinstrumente

Verwaltung von Geldzuweisungen (Bußgelder)

•    Vollständige Erfassung aller relevanten Vorgangsdaten, auch anonymisiert
•    Statistische Auswertungen auf OLG-, LG-, Amtsgerichtsebene inkl. Vermerk des zuweisenden Richters
•    Zuordnung zu bestimmten Projekten gemäß Auflagen oder nach freier Bestimmung (mit Erlöskonto)
•    Automatische Berechnung der Fälligkeiten mit Wahl des Karenzfaktors zur Meldung an die Gerichte bei Nichteinhaltung der Zahlungsfristen
•    Automatische Anlage der Soll-Sätze mit entsprechenden Fälligkeitsterminen
•    Beginn bzw. Ende der letzten Zahlung erleichtern die Finanz-/ Budgetplanung
•    Trennung der Geldzuweisungen gegenüber Spenden auf dem Spendenprojektkonto

Waren, Dienstleistungen, Shop

•    Ergänzung des erweiterten wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes (Zeitschriften, Waren, Beratungsleistungen), mandantenfähig
•    Komplette Artikelverwaltung mit laufender Inventarisierung, Warnhinweisen bei Mindestmengenunterschreitung
•    Erstellen von Belegen mit Angebot, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift etc.
•    Vollständiges Zahlungs- und Mahnwesen, Import der elektronischen Kontoauszüge (DTAUS, SWIFT, TXT)
•    Erstellung detaillierter Umsatzstatistiken zur Umsatzentwicklung, Umschlaghäufigkeit in frei wählbaren Zeiträumen
•    Vorkonfigurierte Ex- und Importschnittstellen zu diversen Finanzbuchhaltungen
•    Optional: Anbindung an Ihren Webshop: Online-Bestellung, Online-Zahlung